II] INFORMATISATION DE L’OFFICINE EN SOMME

Comme nous l’avons vu le matériel au cours de ces quinze dernières années est devenu plus fiable, plus rapide et surtout beaucoup plus convivial et accessible. Cette évolution permet d’utiliser des micro-ordinateurs plus puissants que les mini-ordinateurs du début des années 90. Cette augmentation de puissance et de rapidité de traitement de l’information, les sociétés d’informatique (SSII) l’ont mise à profit, c’est pourquoi aujourd’hui elles sont capables de présenter des logiciels à la fois performants mais aussi faciles et agréables d’utilisation.

C’est pourquoi, un questionnaire a été diffusé par les répartiteurs (OCP, IFP, CERP) dans les Officines de la Somme au mois de Septembre 1998. Ce questionnaire a pour but principal de prendre une " photographie " de l’informatique officinale peu de temps avant l’avènement de la Carte SESAM Vitale.

A] LE QUESTIONNAIRE

a) Rédaction :

Dans le but d’obtenir un maximum de réponses, il était nécessaire d’obéir à deux impératifs :

• compacité

• simplicité

Le questionnaire devait être simple. En effet, les Pharmaciens ne sont pas des informaticiens, il fallait donc que les questions soient assez précises sans être trop techniques pour être exploitables.

Le questionnaire devait surtout être rapide à remplir. Conscient du peu de temps que les pharmaciens d’officine pouvaient consacrer à un tel questionnaire. Dans ce but la majorité des questions devaient être à choix multiples ou fermées (oui ou non) afin de guider la réponse du pharmacien.

Afin que ce questionnaire soit totalement anonyme, et qu’il soit diffusé auprès des pharmaciens de la Somme, sa distribution a été effectuée par les répartiteurs CERP, IFP, OCP. Ces trois répartiteurs l’ont donc distribué chez leur client " en premier fournisseur " afin qu’il y ait le minimum de doublon possible.

QUESTIONNAIRE

b) Réponses :

1° Taux de Retour

Chaque répartiteur ayant un nombre de client " en 1^er fournisseur " différent, il a donc été distribué 120 questionnaires par l’IFP, 70 par la CERP et 70 par l’OCP. Comme on peut l’observer, la somme des questionnaires distribués est supérieure au nombre total de pharmacies dans le département de la Somme. Ceci s’explique par le fait que quelques pharmacies limitrophes du département sont livrées par les répartiteurs de la Somme. Leur situation géographique étant toute proche de la Somme, ont peut considérer que les réponses fournies par ces dernières ne s’écarteront pas de la moyenne. On peut donc les inclure dans les statistiques du département de la Somme.

Il est donc possible d’établir un tableau permettant de calculer le taux de retour des questionnaires. Il est à noter que la majorité de ceux-ci nous ont été retournés dans les plus brefs délais c’est à dire dans la semaine qui a suivi l’envoi.

Figure 8 : Les Taux de retour.

Comme on peut le voir le taux de retour est proche des 40%. Au plan national, on considère qu’un questionnaire est intéressant à exploiter si on a atteint 25% de retour. On peut donc considérer que les résultats de ce questionnaire permettront de se faire une image assez représentative de la pharmacie dans le département de la Somme.

2° Qualité des Réponses et Informations exploitables

Sur l’ensemble des questionnaires qui ont été retournés, seul deux l’ont été sans réponses. Il en va de même des mauvais retours : questionnaire incomplet, mal rempli, ou ayant servi de défouloir pour deux ou trois pharmaciens !. Dans l’ensemble les informations sont tout à fait exploitables et certains questionnaires ont même permis de se faire une idée beaucoup plus précise des attentes des pharmaciens en matière d’exercice professionnel.

c) Interprétation des résultats :

REPONSES - STATISTIQUES :
Il peut arriver que les résultats présentés dépassent les 100% au cumul. Ceci est dû aux réponses multiples à certaines questions. Vous trouverez détaillé dans les pages suivantes les résultats du questionnaire.

1. Equipe Officinale :

   Dans cette partie, il est détaillé les caractéristiques concernant le titulaire et son équipe officinale. Tous les résultats sont regroupés dans le tableau de la suivante. On retrouve donc la pharmacie classique dans le département : Située en zone rurale, ayant en moyenne deux pharmaciens, et un nombre d’employés compris entre 3 et 5. On remarque que l’intérêt pour l’informatique est limité, en effet seul 10% des personnes interrogées sont véritablement passionnées contre 42 % qui ne le sont pas du tout. Ceci reflète assez bien comme nous le verrons après le manque d’information et de connaissance des officinaux en matière d’informatique malgré une moyenne d’âge de 44 ans.

   D’autre part, il est à noter que les pharmacies sont toutes équipées d’ordinateur et la majorité d’entre elles le sont aussi de moyens modernes de communication comme le Fax.

2. Matériel :

   Dans cette partie, il est tenu compte du nombre de poste, de l’année d’achat ainsi que du type de PC équipant la pharmacie. Il est intéressant de s’attarder sur les périphériques connectés à l’ordinateur ainsi que sur les moyens employés pour protéger l’installation informatique.

   Tout d’abord, le nombre de poste correspond bien au nombre total d’employé (4 à 6 postes pour 5 à 7 personnes au total). Cette adéquation du nombre de poste au nombre de vendeur permet une délivrance rapide des produits aux clients. Les dossiers sont traités en flux continu ce qui permet de corriger les erreurs rapidement et de vérifier les droits des assurés sans systématiquement être obligé de faire une copie des cartes d’assuré. Cette adéquation est importante à noter, car elle va influer par la suite sur le coût de mise à niveau du parc informatique des officines du département.

   Il apparaît que bon nombre de pharmaciens sont incapables de déterminer le type de matériel en leur possession. En effet, même si la majorité arrive à donner la classe du processeur qui équipe le PC de l’officine, le plus souvent de type Pentium, 25% d’entre eux ne connaissent pas le type de microprocesseur du PC. Ce manque d’informations se retrouve tout au long du questionnaire. On remarquera qu’à la question : " Pensez-vous avoir une information suffisante ? ", prés de 50% répondent NON.

   D’autre part le parc informatique des officines ne répond plus aux exigences des nouveaux programmes qui apparaissent sur le marché. Plus du tiers des PC sont âgés de plus de cinq ans. Comme nous l’avons vu plus haut, l’évolution étant tellement rapide que leur mise à niveau coûtera trop chère. Il s’imposera donc au pharmacien de changer à la fois le matériel et le logiciel lors du passage au système SESAM Vitale en particulier pour les pharmacies dont le système informatique est le plus ancien.

   En ce qui concerne les périphériques, le constat n’est guère plus encourageant. Prenons comme exemple le système de sauvegarde. Le plus utilisé dans le monde informatique à l’heure actuelle est le ZIP (peu encombrant, coût réduit du support et du lecteur, ainsi que rapidité de sauvegarde). En pharmacie la sauvegarde la plus utilisée est celle sur bande : longue à effectuer, d’un coût relativement important au regard de la durée de vie des cassettes et des prix pratiqués par les fournisseurs, et surtout fiabilité du support parfois défaillante. Au sujet des sauvegardes même si les pharmaciens effectuent une sauvegarde journalière, bon nombre d’entre eux (plus de 60%) stockent cette sauvegarde dans les locaux même de la pharmacie et pire encore directement sur le PC, donc inutilité de celle-ci en cas d’incendie ou même de vol.

   Pour les autres périphériques l’équipement classique est le plus souvent présent : douchettes (scanner) de lecture des codes barres, modem indispensable pour la télétransmission, et onduleur là encore pour protéger l’installation informatique afin de limiter au maximum les coupures électriques. Les imprimantes sont à aiguilles ce qui autorise l’impression en trois exemplaires des factures subrogatoires, les pharmaciens commencent tout de même à s’équiper d’imprimantes laser pour un usage bureautique pour le moment. Ce type d’imprimante supplantera à terme les matricielles quand la facture subrogatoire ne sera plus obligatoire.

   On retrouve aussi quelques lecteurs de CD Rom installés par de trop rare SSII, il vont se développer avec l’arrivée des nouveaux logiciels faisant une plus grande part aux fonctions multimédias. Mais là encore, la lenteur générale du système limite pour l’instant son utilisation.

   Pour l’anecdote, il est possible de reprendre ici un chiffre tiré du tableau concernent l’équipe officinale : seul 3% des officines sont équipées de bornes interactives proposées par l’IFP. C’est un service AlphégA d’Alliance Santé. Sa mission est d’animer l’officine en proposant aux clients de la Pharmacie une information santé de qualité sur leurs préoccupations quotidiennes. Grâce à son écran tactile, la Borne Santé est facilement accessibles aux clients de l’officine. Ils peuvent l’interroger sur plus de 148 thèmes santé. Elle apporte des réponses simples et pédagogiques sur différentes pathologies : description, soins à envisager sous conseil médical, règles d’hygiène et précautions à prendre, etc.… A chaque fois, le rôle du pharmacien est valorisé. La Borne Santé, bien utilisée, peut s’avérer également un formidable outil d’animation des ventes. Avec un impact immédiat auprès de 70% des clients entrant dans la pharmacie et un taux de consultation spontané variant de 15 à 30%, la Borne Santé peut facilement s’intégrer à l’espace officinal et conforter un thème saisonnier de promotion. Elle permet également à l’ensemble de l’équipe de se mettre à niveau d’informations sur les thèmes scientifiques qu’elle développe. L’une des dernières nouveautés de la Borne Santé est le module pays . Grâce à lui, le client qui prévoit un voyage à l’étranger peut savoir en quelques instants les vaccins à prévoir, quelle trousse de secours préparer mais aussi il y trouvera une mine d’informations pratiques qui apporteront une dimension supplémentaire à la fonction de conseil du pharmacien. Enfin, le pharmacien peut personnaliser la Borne Santé en y présentant son équipe, en affichant ses horaires ou encore en communiquant tout message de son choix : garde, spécialisations de la pharmacie dans tel ou tel domaine.

   A part cette Borne Santé peut présente sur le marché du fait de son coût mensuel assez important, l’équipement informatique limite donc les possibilités d’utilisation de programmes multimédias et surtout plus performants. Voyons donc les logiciels actuellement utilisés dans la Somme et surtout les principales fonctions exploitées.

3. Logiciel :

   Comme pour le matériel, on remarque que la mise en place du programme date de plus de cinq ans en général et que les deux tiers des officines ont été équipées avant 1995. Pour la majorité d’entre elles il ne s’agit pas du premier programme, le système ayant déjà été mis à jour ou changé au moins une fois.

   Cette partie est intéressante car comme nous montre le schéma suivant, elle nous permet de déterminer les principaux fournisseurs de progiciel sur le département.

    

   

   Figure 9 : Répartition départementale des progiciels

   Ainsi il apparaît que FICHORGA, SBCPA et CIP sortent du lot. Il est d’autre part à noter le désintérêt complet des officinaux pour le logiciel WinPharma d’Everys Informatique ainsi que la part de marché de 11% atteinte par le logiciel Paracelse d’ASBI récemment racheté par Alliance Software et qui prend donc le nom de Alliance-Plus.

   Il paraît intéressant de comparer cette répartition avec le graphique suivant qui correspond aux taux d’installation d’officines des principaux fournisseurs de logiciels pharmaceutiques au niveau national.

   

   Figure 10 : Répartition nationale des progiciels

   Comme on peut le remarquer, il apparaît une nette différence entre la Somme et les statistiques nationales. Elles sont dues à l’implantation régionale des différentes sociétés qui voient donc leur part de marché augmenter dans les régions proches. C’est pourquoi des sociétés comme CIP, qui ont des centres d’assistance délocalisés, peuvent augmenter leur part de marché au niveau national. De plus on remarque qu’au niveau national, il existe un nombre très important de petites sociétés réalisant moins de 5% de part de marché.

   Un autre tableau est aussi très utile à exploiter, il s’agit de celui concernant l’utilisation des logiciels.

    

   

   Figure 11 : % d'utilisation des différentes fonctions

   On s’aperçoit immédiatement que l’informatique officinale est utilisée essentiellement pour la facturation du Tiers payant et pour la télétransmission des factures ainsi créées. D’autre part, il apparaît aussi que l’utilisation de la gestion de stock va de paire avec la transmission automatique des commandes chez le grossiste par l’ordinateur. Cela est due à l’obligation de saisie des entrées et des sorties de stock sur l’ordinateur. Enfin, la fonction caisse et les bases de données d’interactions sont présentes à 74% toutes les deux car elles font le plus souvent partie des mêmes options lors de l’achat du logiciel. Ces différentes fonctions sont en général les plus utilisées, mais certains pharmaciens poussent l’utilisation de leur ordinateur un peu plus loin que les autres grâce aux fonctions multimédias, bureautiques et à l’Internet. Pour cette dernière utilisation seul 5% des pharmacies interrogées l’utilisent mais il s’agit le plus souvent d’un poste PC fonctionnant sous Windows et dédié à une utilisation plus bureautique. En effet, les SSII ont beaucoup de difficultés à intégrer les normes TCP/IP (Internet Protocol) au sein de leur logiciel fonctionnant le plus souvent dans un environnement Unix ou Prologue.

4. Le Système et le Fournisseur :

   Dans la majorité des cas le pharmacien a acheté en leasing matériel et logiciel chez le même fournisseur. Cela représente 45% des pharmacies. Cet achat est conséquent tant du point de vue coût de l’investissement que du point de vue engagement à long terme. En moyenne le prix d’une configuration de trois postes dépasse largement les 50 KF d’investissement. Dans la majorité des cas les pharmaciens sont assez satisfait de leur choix comme le montre le graphique suivant :

   

   Figure 12 : Satisfaction du pharmacien à l'égard de son système informatique

   En ce qui concerne les prévisions d’investissement à cours ou moyen terme les pharmaciens semblent assez réservé, seul 40% d’entre eux pensent investir dans les prochain mois à venir. Dans ce cas, le matériel est privilégié au programme (78% contre 55%). Cette attente est due principalement à l’arrivée de la carte SESAM Vitale et du Réseau Santé Social. Quel matériel faudra-t-il ?, Quel programme sera compatible ? Bon nombre de pharmacien restent dans l’expectative et préfèrent attendre que d’autres aient " essuyés les plâtres " …

   En ce qui concerne le fournisseur, les pharmaciens étant satisfait de leur logiciel, il semble logique de retrouver cette même satisfaction dans cette rubrique. En effet, les services " offerts " sont le plus souvent de qualité. La formation assurée sur site facilite la prise en main du logiciel par l’équipe officinale et celle du titulaire assurée en agence lui permet de mieux se servir des fonctions plus fines dont dispose le logiciel.

   Pour la maintenance, qu’elle soit matérielle ou logicielle, elle satisfait le plus souvent le pharmacien de part son service et sa rapidité d’exécution (moins de 1J d’attente en général). On note tout de même un insatisfaction des pharmaciens disposant du logiciel CIP. Il apparaît trop souvent que cette maintenance n’est pas très rapide ou que des problèmes restent en suspend sans de véritables réponses. D’autre part, on remarque que 40% des pharmaciens tous programmes confondus affirment avoir des questions restées sans réponses. En fait il s’agit le plus souvent de questions concernant l’utilisation de fonctions précises du logiciel plutôt que de véritables pannes, cela explique donc la satisfaction globale des pharmaciens.

   Une question à laquelle nous tenterons de répondre plus loin peut donc être posée : Peut-on se passer de maintenance ?

5. Evolution :

   Il y a plusieurs chiffres à prendre en compte :

    

• 77% des pharmacies font de la télétransmission généralisée (part primaire et complémentaire). Si on compare ce chiffre aux 93% de pharmacies qui télétransmettent leur part primaire, on peut s’étonner d’une telle différence. En effet pourquoi ne pas utiliser entièrement les possibilités offertes par le logiciel. Il est dommage de ne pas rentabiliser entièrement l’investissement effectué lors de l’achat du logiciel qui permet cette télétransmission. Surtout que 86% des pharmaciens pensent avoir augmenté la rapidité des remboursements tout en gagnant du temps et deux tiers d’entre eux ont notés une baisse du nombre d’erreurs lors de la facturation.

• 95% des pharmaciens appliquent le " zéro vignette " et sont tous intéressés par le " zéro papier " qui verra le jour avec le système SESAM Vitale. Ce qui prouve que les pharmaciens veulent une avancée dans ce sens mais pas à n’importe quel prix ! Mais là encore 74% pensent que leur logiciel est agréé pour la carte alors qu’aucun logiciel n’a reçu d’agrément complet à ce jour (Avril 99). Ce qui prouve une fois de plus le manque d’informations des pharmaciens d’officines concernant leur système informatique.

En résumé, grâce au tableau suivant, nous pouvons mieux cerner le comportement et l’avis des pharmaciens en ce qui concerne l’arrivée et l’expansion de l’informatique dans leur officine.

Figure 13 : Avantages / Inconvénients pour le pharmacien de son système informatique

Dans la majorité des cas, il s’agit d’une augmentation de l’efficacité et donc d’un gain de temps, une diminution des impayés et de " l’encours client " ainsi qu’une amélioration de la gestion de stock. Toutefois il est à noter que les pharmaciens considèrent comme prohibitif, le montant facturé par les SSII pour l’équipement et la maintenance. Ce coût est souvent lié à une spécificité du matériel en fonction du programme utilisé. Ce point négatif tend à disparaître avec la mise sur le " marché officine " de logiciels Windows et donc de matériel beaucoup plus conventionnel et donc moins cher.

B] L’INFORMATIQUE A L’OFFICINE

a) La Configuration Matérielle :

Une configuration informatique est un ensemble de postes de travail choisis et assemblés de manière optimale pour répondre à une organisation de travail spécifiée par le client. Il existe donc une grande variété de solutions répondant aux différents choix d’organisation.

1° Configuration Monoposte

Une seule unité centrale, un seul écran, un clavier, un scanner, une imprimante, et un modem : il s’agit donc d’une configuration PC classique. Cette configuration ne peut être utilisée que par un seul utilisateur à la fois. Il s’agit d’une configuration relativement simple et facile à installer. On peut donc très bien imaginer sa mise en place dans une petite pharmacie ne nécessitant pas plus d’un poste de travail.

2° Configuration Multipostes Centralisés

Une seule unité centrale reliée à plusieurs postes écran/clavier, avec scanner et imprimante. Cette configuration peut être utilisée simultanément par plusieurs utilisateurs à la fois mais tous assujettis à la même unité centrale. Ceci implique donc un risque de lenteur du système et surtout un risque de blocage en cas de panne de l’unité centrale. Il s’agit d’une configuration relativement courante en pharmacie. Elle permet en outre une évolution possible du système par une augmentation progressive du nombre de postes.

3° Configuration Multipostes Répartis

Il s’agit d’un ensemble de PC effectuant un travail autonome mais restant reliés entre eux à travers un réseau local. Cette configuration permet la répartition des tâches sur plusieurs unités centrales tout en se partageant les périphériques et les programmes grâce au réseau local. Cette association de PC limite les risques de blocage complet du système : chaque PC restant autonome. Ce type de configuration est peu utilisé aujourd’hui en pharmacie mais va avoir tendance à se développer avec l’apparition de progiciels fonctionnant sous Windows 98 ou Windows NT. Elle permet en outre comme la précédente une évolution possible du système par une augmentation progressive du nombre de postes.

4° Configuration Client Serveur

Il s’agit là encore d’un ensemble de PC reliés entre eux à travers un réseau local. A la différence de la configuration précédente les PC sont tous reliés à un serveur central contenant les bases de données. Cette configuration permet la répartition des tâches sur plusieurs unités centrales tout en se partageant la puissance du serveur. Ce type de configuration se développe de plus en plus en pharmacie là encore grâce à l’adoption de Windows NT spécialement étudié pour ce type de configuration.

5° Les Composants " Idéaux " d’un serveur de réseau

La structure même du système Client Serveur impose l’achat d’un serveur et de plusieurs stations qui permettront de consulter le serveur.

• Le serveur doit être une machine puissante capable de répondre le plus rapidement possible aux sollicitations des différents utilisateurs. On peut donc envisager l’installation d’un serveur ayant comme principales caractéristiques :

  • Carte mère Bi - Pentium III 500 MHz / 512 Ko cache en interne

  • 128 Mo de SDRAM 100 MHz

  • Lecteur de CD ROM 36 X

  • Disque dur SCSI de 8.0 Go sur racks ventilés amovibles

  • Sauvegarde DAT interne SCSI 4/8 Go

  • Carte graphique S3 Virge GX 4Mo

  • Ecran 15 pouces classique, clavier souris

  • Carte réseau PCI de nouvelle technologie

  • Boîtier serveur sécurisé, alimentation 2 x 400 Watts

• Les stations doivent être en revanche des machines moins puissantes capable de répondre facilement aux sollicitations des différents utilisateurs. Il faut donc envisager l’installation d’une station par poste de vente ayant comme principales caractéristiques :

  • Carte mère Pentium II 300 MHz MMX avec 512 Ko cache

  • Disque dur de 2.1 E-IDE, 32 Mo de SDRAM

  • Ecran plat à cristaux liquides et carte graphique accélératrice

  • Interface réseau intégrant les fonctions Intel LANDESK

  • Douchette laser pour lecture des codes barres

On peut de plus envisager de remplacer une station de travail classique par une station d’accueil d’ordinateur portable pour une utilisation plus facile des logiciels en dehors des locaux de la pharmacie (Gestion à distance des ventes …). Et pourquoi ne pas imaginer les comptoirs d’officines équipées du clavier-écran le plus plat du monde. Avec ses 1,55 cm d’épaisseur, Unika modula a tout d’un sous-main au design haut de gamme. C’est un ordinateur multimédia qui s’installe à plat sur le bureau et intègre tous les périphériques traditionnels du type clavier, fax, modem, Minitel …Son écran tactile répond au doigt et au crayon, mais le pointage peut aussi se faire avec la souris lorsque la fonction tactile est désactivée. Le prix public d’Unika Modula est d’aujourd’hui 13000F TTC.

 

• Le matériel complémentaire doit être en rapport avec la puissance globale du système ainsi créé. Parmi ces périphériques, on trouve des claviers de bonne qualité et ergonomiques, des souris jusqu’à présent absentes des comptoirs mais que l’on verra apparaître d’ici quelques temps avec les logiciels fonctionnant sous Windows. Il ne faut pas oublier non plus les imprimantes encore à aiguille tant que l’impression de feuillets à trois volets sera nécessaire mais qui seront avantageusement remplacées par des imprimantes laser silencieuses, rapides et nettement plus économiques. On pourra trouver aussi pour compléter cet ensemble un modem de nouvelle génération partageable entre plusieurs utilisateurs utilisant une connexion Numéris à haut débit. Il permettra une connexion aisée aux réseaux externes : Internet et Réseau Santé Social . Enfin on protégera le tout par un onduleur de 1000VA. En effet, l’alimentation électrique est le " Talon d’Achille " de tout système informatique. Les micro-coupures provoquent des pertes de données qui entraînent à terme une destruction irrémédiables de fichiers et une usure prématurée des composants électroniques de l’ordinateur.

b) Le Logiciel :

Tout logiciel de gestion commerciale, aussi performant soit-il, a besoin d’un programme de base pour fonctionner sur l’ordinateur. On nomme ce programme système d’exploitation ou OS (Operating System). Voyons donc dans un premier temps ce système d’exploitation avant d’étudier plus en détail les programmes tout-en-un " offerts " aux Officinaux.

1. Le choix " imposé " du Système d’Exploitation :

Avant d’étudier plus en avant les différents systèmes proposés à l’officine, il faut savoir que le système d’exploitation est le seul programme indispensable au bon fonctionnement de l’ordinateur, il est donc incontournable. C’est un programme utilisé en permanence par l’ordinateur dés son démarrage. L’OS est chargé de contrôler les flux de données au sein de la machine. Il est au service des programmes réellement productifs que sont les applications.

Un système d’exploitation minimal se charge du démarrage de la machine, il l’initialise et la place dans un état où elle sera capable de recevoir les instructions de l’utilisateur. Un tel système d’exploitation est appelé moniteur. Les OS comprennent un moniteur capable de gérer des unités de mémoires de masse, tel qu’un disque dur ou une disquette. L’OS se charge donc du démarrage et de la gestion des flux de données. Il est utilisé par les applications mais l’utilisateur peut aussi s’adresser à lui directement afin de formater un disque, copier un fichier, créer des dossiers…

Dans le cas particulier des pharmacies, on peut noter que les différents OS utilisés doivent être multitâches et multi-utilisateurs, en effet, ils doivent permettre à plusieurs personnes d’exploiter un même ordinateur simultanément

Parmi les systèmes les plus courants en micro-informatique, nous retrouvons :

• MS-Dos / Windows 98 et NT

• OS/2 d’IBM^©

• UNIX d’AT&T^©

• Prologue

• Mac OS d’Apple^©

Comme nous pouvons le constater, parmi ces OS, certains sont utilisés par les fournisseurs de logiciels pharmaceutiques. On pense bien sûr à UNIX, le plus courant mais aussi à Prologue et à Windows plus largement connu du grand public mais bien trop souvent absent des officines. Il a fait cependant une percée remarquée avec la sortie du premier logiciel de gestion d’officine sous Windows 95 : WinPharma^© d’Everys Informatique.

Pour des professionnels comme les pharmaciens, le choix se porte plutôt sur l’application que sur le système d’exploitation. Mais ils sont souvent confrontés aux discours radicaux des sociétés de services sur le système d’exploitation des logiciels concurrents. Toutefois, si on compare la répartition des OS en pharmacie par rapport au marché de la micro-informatique des PME (Petites et Moyennes Entreprises), on note tout de suite de grandes disparités : le marché Pharmacie n’est absolument pas représentatif des PME Française. Or la majorité des pharmacies se gèrent aujourd’hui comme de véritables PME : nombre de salarié, Chiffre d’Affaire conséquent…

Figure 14 : Répartition des OS par secteur d'activité

 Une question peut donc se poser : Pourquoi de telles différences ? Les logiciels officinaux sont-ils vraiment si spécifiques ?

 Voyons donc plus en détail les caractéristiques des OS les plus souvent rencontrés.

• PROLOGUE : Système d’exploitation de BULL. Cet Os est de moins en moins présent à l’officine. Il est utilisé que par la SSII : Alliance Software, logiciel PARACELSE-Alliance_Plus. Malgré 250.000 licences commercialisées sur les micro-ordinateurs, Prologue (à ne pas confondre avec le langage Prolog : programmation logique conçu par A. COLMERAUER de l’Université de Marseille), souffre d’un évident manque de notoriété. Certains mettent en avant quelques lacunes : le fait qu’il constitue une version simplifiée d’UNIX, moins riche, moins performante, qu’il n’ait plus aujourd’hui le support d’un grand constructeur (depuis la disparition de la société BULL du secteur pharmacie), qu’il demande des ingénieurs spécifiques, et, enfin qu’il requiert la mise en place de passerelles artificielles vers Windows.

• UNIX d’AT&T Le leader officinal ! : Unix reste incontestablement le système d’exploitation le plus répandu à l’officine sous le nom d’Open Server ou encore Xenix. Unix semble être un environnement mature, le seul à ce jour à assurer le multitâche et multiposte (avec une gestion et une protection permanente de l’information de base), en 32 ou 64 bits. Il est à noter que 87% des applicatifs supportant une base de données tournent sous Unix, à quoi s’ajoute la possibilité de fédérer tous les types de terminaux : PC, Mac, NC. Il est à noter de plus que l’utilisation d’Unix comme de prologue nécessite l’achat d’une licence d’exploitation de 5000F et d’une autre de connexion. Sans oublier qu’il reste difficile d’installer seul des logiciels ou même de faire intervenir une SSII non spécialisée sur le système Unix. Ce qui implique des contrats de maintenance souvent lourds. Sur le plan SESAM Vitale les sociétés qui développent sous Unix, tout comme pour Mac OS ou prologue, sont pénalisées par rapport aux autres développant sous Windows en raison des problèmes techniques rencontrés par Cegetel pour leur fournir des kits de connexion au RSS (API : Application Programming Interface). Tous ces facteurs font qu’à terme toutes les sociétés développeront leur programme sous Windows, ce qui leur permettra de proposer un double choix : Windows NT 5.0 ou Unix comme on commence déjà à le voir aujourd’hui.

• OS/2 WARP : Système d’exploitation d’IBM. Cet Os est peu présent à l’officine dans notre région car il n’est utilisé que par deux société d’informatique (SSII) : SBCPA logiciel PRESTO 2 et TURBOTIC logiciel TURBOSANTE. Cet OS est considéré comme très fiable et rapide, de nombreuses banques et sociétés d’assurances l’utilisent. Le principal avantage de l’OS/2 Warp est sa parfaite compatibilité avec l’univers Windows. Cette compatibilité est d’autant plus souhaitable que le choix des logiciels sous Windows offre des possibilités illimitées pour toutes les fonctionnalités, notamment le traitement de textes et les fonctions graphiques. Ces logiciels sont aussi bien moins chers et avec une plus grande disponibilité sur le marché que ceux proposés sous des systèmes moins répandus.

• MS DOS / WINDOWS 98/NT/2000 : Comparé aux autres OS, Windows est nettement moins répandu en officine (moins de 1000 pharmacies équipées aujourd’hui tout programme confondu, essentiellement sous Windows 3.1x et 95). On peut donc le qualifier d’Outsider. Jusqu’à présent il y avait Windows 98 pour le particulier et Windows NT 5.0 pour l’entreprise, Microsoft va lancer avant la fin de l’année 1999, sa dernière mouture de l’OS le plus vendu au monde : WINDOWS 2000. Celui–ci servira à la fois sur les monopostes des particuliers mais aussi sur les gros réseaux d’entreprises. Certain détracteur et le plus souvent concurrents précisent que le système exigera pour certain algorithme des serveurs deux fois plus puissants et donc plus coûteux que pour les autres système. Des tests effectués sur un Pentium II à 450 MHz ont montrés que cette configuration ne suffirait pas pour tirer pleinement parti du système 2000. Toutefois ces applications seront beaucoup plus large notamment en terme de qualité graphique, d’accès à l’Internet et l’Intranet. Autant d’applications natives sous Windows et qui exigent des passerelles sous Unix. D’autre part, on sait également que la version NT (3.51, 4.0 et à venir) présentent une compatibilité descendante , autrement dit, tout ce qui fonctionne sur les premières versions de Windows fonctionnent sur les dernières (la réciproque n’étant bien évidemment pas vraie). Enfin Windows sera capable de faire tout ce que fait Unix et Prologue actuellement (Mode Graphique, Multiposte, multitâches…). De plus la robustesse de Windows NT comprend une prise en charge des configurations de disques à tolérance de pannes (utilisation de grappes de disques). Une caractéristique qui deviendra indispensable avec le zéro papier. Pour obtenir une sécurité similaire, sous Unix, deux disques durs doivent fonctionner en parallèle (système miroir) ou des unités centrales couplées en sauvegarde permanente sont nécessaires. Windows demande enfin un moindre recours aux SSII pour l’installation du fait qu’il est entièrement paramétrable par l’utilisateur et que l’information est délivrée par le logiciel dès le moindre problème.

• LINUX : Cette altruiste trouvaille d’un informaticien Finlandais du nom de Linus Torvalds est promise à une diffusion explosive. Ce système d’exploitation est en perpétuel amélioration, il est bien conçu et très rapide même sur d’ancienne machine. L’amélioration est constante car il y a un libre accès aux codes source du logiciel qui est de plus entièrement gratuit. Il est à noter que cet OS est de plus en plus soutenu par de grandes compagnies (Intel a d’ailleurs pris des parts dans la société qui commercialise Linux en CD Rom). Il s’agit donc d’un Os à suivre de très prés. Malheureusement actuellement un problème subsiste et non des moindres : il existe très peu de programmes fonctionnant sur ce système. L’hégémonie du géant Microsoft n’est pas encore remise en question.

  2° Le Cahier des Charges d’un progiciel pharmaceutique :

Le logiciel de gestion d’une Pharmacie doit répondre à un cahier des charges bien précis. Ce cahier des charges, défini par le pharmacien en fonction de ses besoins, variera d’une officine à l’autre. Toutefois, en étudiant l’ensemble de l’offre des progiciels pharmaceutiques, de grandes lignes se dégagent. On peut donc définir certains critères indispensables à une bonne informatisation de l’officine.

Le programme doit être capable de gérer les Ventes comme les Achats. Ceci implique donc une Gestion de la Caisse et des Stocks (Commandes Répartiteurs et Commandes Directes). Cette gestion quotidienne de la pharmacie nécessite la création et un suivi rigoureux des nombreux fichiers indispensables au programme.

(a) Les Fichiers :

• Fichier Assuré : Il comprend l’ensemble des clients de la pharmacie qui pratiquent ou non le 1/3-Payant. Il comprend de nombreux champs qui sont nécessaires à l’identification du patient qu’il soit l’assuré ou le bénéficiaire. Il y a donc une fiche par assuré, à laquelle les bénéficiaires sont rattachés en fonction de leur rang.

  • NOM Prénom, Nom de jeune fille le cas échéant
  • N° de Sécurité Sociale de l’Assuré
  • N° d’ayant droit (Assuré, Conjoint, Concubin, Enfants…)
  • Date de Naissance et Rang de l’ayant droit
  • Sexe
  • Catégorie (Adulte Enfant)
  • Message particuliers qui apparaît lors de l’ouverture du dossier Assuré.
  • Adresse et N° de téléphone le cas échéant

  Comme on peut le voir, cette fiche est le reflet de la carte de sécurité sociale. Ainsi la moindre erreur dans sa création empêchera toute transmission de données à la Sécurité sociale de l’assuré car la caisse ne reconnaîtra pas l’assuré en tant que tel.

• Fiches Thérapeutiques : Il est possible en cas d’allergie connue à certain produit (exemple aux pénicillines) ou en cas de pathologie grave de renseigner ce fichier qui effectue une " veille thérapeutique " et qui déclenche une alerte en cas d’interactions ou de surdosage pour un patient donné lors de la saisie d’une ordonnance.

• Fichier Contrats : Pour chaque assuré bénéficiant du tiers payant, le fichier client associe un fichier complémentaire tenant compte des taux de remboursements et des dates de validité des caisses Primaire et Complémentaire auxquelles l’assuré est adhérent.

  • NOM Prénom de l’assuré
  • Type de contrat (65/35%, 60/30% , 100/35 %, ou encore 100% ALD…)
  • Organisme (CPAM, SNCF, EDF, …)
  • N° de Centre de Sécurité Sociale
  • Date de Validité
  • Type d’imprimé

  Dans le cas de dossier mutuelle, on peut ajouter le N° d’Adhérent en plus du N° de Sécurité Sociale, ainsi que le code préfectoral de la mutuelle pour une meilleur identification)

• Fichier Organismes : Ce fichier code les caisses primaires et mutuelles complémentaires au sein de la pharmacie. Ce codage permet de déterminer pour chaque assuré les taux de remboursements auxquels il a droit. Le plus simple est de reprendre le code d’identification de la caisse ainsi que du centre payeur. (exemple 801 Sécurité Sociale de la Somme, 601 pour l’Oise, de même pour le N° de centre 217 pour le centre de Sécurité Sociale Amiens rue de Cagny, ou encore 232 pour celui de Doullens donc 801-232 ou 801-217). Il en va de même pour les mutuelles auxquelles il a été affecté un N° Préfectoral qui permet de les coder plus facilement (2030 pour la MCD, 2027 pour la MNH etc..). Cette codification permet en outre d’éviter les recherches pénibles du N° interne à la pharmacie lorsque l’on veut créer un nouveau client. C’est un gain de temps et une diminution du risque d’erreurs lors des télétransmissions du fait du mauvais codage d’une caisse. On y trouve aussi l’adresse exacte et les différents paramètres de télétransmission propre à chaque organisme.

• Fichier Médecin : A chaque prescription médicale, le logiciel nous demande de donner le nom du médecin prescripteur. Il est possible en cours de vente de créer un nouveau médecin qui ne serait pas encore enregistré dans ce fichier. Dans ce cas il est important de renseigner plusieurs points :

  • NOM Prénom du Médecin
  • N° d’inscription à l’Ordre des Médecins (N° INSEE)
  • Spécialité (1 pour les généralistes)
  • Adresse Téléphone et Fax

• Fichier Vendeur : Chaque vendeur dans la pharmacie à son code vendeur qui lui permet de s’identifier avant chaque opération. Cette identification systématique permet de retrouver le vendeur qui a servi à Mme X le produit Y tel jour à telle heure. Cette recherche évite bien souvent des litiges avec les clients. Il n’est pas rare d’entendre " Mais si, c’est Mr X, le grand brun qui m’a servi " alors qu’en fait après recherche il s’agissait " de la petit blonde … ! ". Cette codification des vendeurs permet en outre de visualiser le Chiffre d’affaire par vendeur, et on peut même analyser les ventes de façon beaucoup plus fine en déterminant que telle personne vend plus tel type de produit plutôt qu’un autre.

• Fichier Produit : C’est le plus important de tous. Il s’agit du fichier le plus volumineux et le plus consulté que l’ordinateur est à gérer. Pour chaque produit vendu le programme y fait appel tant pour le stock, la posologie, le prix … Il comprend de nombreux champs. Ces champs sont communs le plus souvent à l’ensemble des pharmacies équipées du même programme à l’exception du Code rayon, du prix d’achat et parfois aussi du prix de vente. Il comprend deux zones. L’une consacrée à la forme du produit, à son remboursement, et à son prix de vente. L’autre qui détermine la gestion du stock, son réapprovisionnement, son rangement dans l’officine :

  • Code CIP + Code EAN si le produit en dispose
  • Libellé du produit (DOLIPRANE 500 MG BTE 15 CP EFF)
  • Forme (comprimé, ampoules buvables, injectables …)
  • Famille (homéopathie, dermocosmétique, grand public …)
  • Liste (1, 2 ou stupéfiant) et Usage (adulte, enfant, nourrisson)
  • Type (non remboursé, tips, …)
  • Taux de remboursement (65%, 35%, 100%, NR)
  • Prix de vente public TTC
  • Taux de TVA (2.1%, 5.5%, 20.6%)
  • Prix d’achat HT et Taux de marque
  • Base de remboursement et Date de la dernière vente
  • Code Rayon
  • Code Répartiteur et type de réapprovisionnement
  • Code Laboratoire pour les statistiques de ventes par laboratoire
  • Stock réel et la quantité en commande
  • Stock mini et maxi ainsi que la quantité en réserve
  • Date de la dernière commande et quantité commandé

  A partir de cette fiche, il est possible d’effectuer des recherches multicritéres afin de visualiser la rotation du stock, les ventes sur 1 journée, 1 mois, 1 an … en fonction de la saisonnalité par exemple. De plus on peut lui associer des notes qui apparaîtront à chaque vente du produit sélectionné (exemple avec la Biafine : Conseiller des produits solaire).

• Fichier Base de Données : Le pharmacien voit sa fonction scientifique se développer chaque jour davantage : il est chargé du contrôle de la prescription et est coresponsable en cas d’accidents thérapeutiques, de plus il a un rôle primordial de conseil dans la prise en charge des " petits risques ", sans oublier la substitution qui tend à se généraliser.

  C’est pourquoi, l’informatique peut être une solution à mettre en œuvre pour améliorer ces différentes compétences et effectuer un travail de détection des incompatibilités. L’utilisation de banques de données permet au pharmacien d’effectuer une amélioration dans la qualité de la délivrance des médicaments, tant au niveau de la sécurité, mais aussi de la justesse du conseil pharmaceutique.

  Aujourd’hui, tous les logiciels intègrent une banque de données permettant d’avoir des renseignements pharmacologiques ou thérapeutiques. Leur fonction est de détecter les incompatibilités ou les interactions médicamenteuses entre les différentes spécialités d’une même ordonnance lors de sa saisie informatique. Cette veille thérapeutique est sécurisante mais elle est trop souvent synonyme de perte de temps en déclenchant des alerte inutiles. Il convient donc de limiter leurs recherches en fonction du niveau du personnel délivrant l’ordonnance plutôt que de supprimer purement ces " garde-fous ". Cette veille paramétrable permettra donc en fonction du code vendeur d’abandonner certaines incompatibilités ou certains conseils. Il n’est pas rare en effet de voir apparaître de nombreuses incompatibilités ou mêmes des contre-indications chez des patients dont le traitement est équilibré depuis de nombreuses années. (ex : Doliprane + Aspégic = Association favorable pour faire baisser la température…)

  De même, il arrive comme le montre l’exemple suivant tiré d’un cas réel, qu’une banque de données donne des incompatibilités n’existant pas ! Ces erreurs sont dues à une mauvaise saisie des données lors de la création de ces banques. On pourrait pardonner de telles erreurs à un logiciel Grand Public, mais quand il s’agit de la banque de données d’un des progiciels le plus présent dans les officines du nord de la France, l’erreur est tout de même plus gênante…

   

  

Figure 15 : Erreurs d’Interactions Renutryl/Modopar
( Copie d’Ecran logiciel C.I.P.)

 Pour éviter ce genre d’erreurs, le Conseil Central de l’Ordre des Pharmaciens a énoncé cinq points traduisant les exigences de la profession vis-à-vis des bases de données. Ils constituent d’excellents critères de sélection.

• L’information doit être exhaustive et indépendante :

  • En quantité (nombre de références et tous les médicaments disponibles en pharmacie, ville et hôpital) ;

  • En qualité (nombre de critères : aspects scientifiques, économiques, cliniques et logistiques).

• Les données doivent être validées : correspondant à la réalité de l’information issue des fabricants et des pouvoirs publics.

• Les données doivent être structurées : permettant l’intégration

Les plus courantes sont le CD ROM Média Vidal, la SEMP, la Banque Claude Bernard. Selon les bases de données sont indiquées :

• Les contre-indications de chaque spécialité

• Les interactions entre les spécialités de l’ordonnance

• Les indications thérapeutiques

• Les posologies usuelles et/ou maximales

• Les équivalences thérapeutiques si il existe une contre-indication

De nouvelles fonctions apparaissent avec l’arrivée des génériques sur le marché. En effet les nouvelles bases de données intègrent la notion de prix de vente et proposerons le produit le moins cher à DCI (Dénomination Commune Internationale) équivalente. Mais ces nouvelles fonctions vont ralentir la vitesse de traitement de l’ordinateur et nécessiterons une mise à jour plus fréquente des bases de données (une par mois). Certains logiciel sont donc capables d’établir la liste des 1000 produits les plus prescrits et de rechercher dans cette liste en priorité avant de rechercher les produits dans la bases générale.

Le tableau suivant vous donne la liste non exhaustive des principales bases de données des logiciels les plus courants :

 

Figure 16 : Les bases de données par progiciel

(b) La CNIL :

Comme pour tout organisme privé ou public, les pharmacies sont soumises aux lois informatiques sur la détention de fichiers, éditées par la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), autorité administrative française indépendante, dont la mission est de veiller au respect de la loi du 6 janvier 1978 sur l'informatique, garantissant le respect des libertés individuelles par les établissements publics ou privés disposant de fichiers de données automatisés.

Composée de dix-sept membres, la CNIL fut instituée, en 1978, pour répondre au développement de l'informatique, qui autorisait désormais la mise en mémoire de données, touchant aux individus et à la vie privée. Le législateur, par la loi "informatique et libertés", a voulu garantir que l'informatique ne pouvait, en aucun cas, porter atteinte à l'identité humaine, aux droits de l'homme, à la vie privée, aux libertés individuelles ou publiques.

Les détenteurs de fichiers informatisés doivent obligatoirement déclarer à la CNIL les traitements qu'ils opèrent et en donner les caractéristiques (trois cent quarante mille fichiers ont été déclarés en 1993). Chaque citoyen, aux termes de la loi, a le droit d'accéder aux informations le concernant dans les fichiers publics ou privés, et peut en obtenir la rectification, si elles sont fausses, ou la suppression, si elles sont contraires à la loi. La CNIL, détenant un pouvoir de contrôle, s'assure que le traitement automatisé d'informations s'effectue conformément à la loi. Elle informe également les personnes de leurs droits et obligations et peut saisir la justice, lorsqu'elle constate une infraction à la législation.

Elle est obligatoirement consultée lorsqu’une administration envisage la création d’un fichier informatisé. Elle tient à jour la liste de ces fichiers et en assure la publication.

Cette commission a donc édité la recommandation N° 97-008 du 4 février 1997 " sur le traitement des données de santé à caractère personnel ", publiée au Journal Officiel du 12 avril 1997. Elle concerne l’utilisation des données de santé à caractères personnel, l’information et le respect des droits des personnes, le respect de la confidentialité des informations et la sécurité des traitements. Vous pourrez trouver un large extrait de cette recommandation dans Le Bulletin de l’Ordre N°356 de septembre 1997 page 332.

3. Les Principales Fonctions Utilisées :

(a) La Facturation :

• La Vente Directe : On entend par " vente directe " toutes les ventes effectuées au comptoir sans obligation de saisie du nom et prénom du client. Il n’est pas toujours nécessaire d’enregistrer le client si celui-ci désire acheter un produit bien précis sans ordonnance. Dans ce cas le seul code CIP suffit pour déstocker le produit et permettre la vente. Lors de cette vente, tous les logiciels permettent de modifier le prix du produit (automatiquement avec le code barre vignette ou manuellement en entrant le nouveau prix de vente et si nécessaire le prix d’achat. Il est parfois possible comme le propose le logiciel CIP de définir si ce prix est définitif ou si il ne correspond qu’à cette vente, dans ce cas la vente suivante du même produit aura lieu avec l’ancien prix, le nouveau n’ayant pas été enregistré. D’autre part le logiciel doit permettre la modification du stock au cours de la vente ce qui permet de réajuster celui-ci si on observe une différence entre le stock réel du produit et le stock constaté par la machine.

• Vente sur Ordonnance : avec ou sans délégation de paiement. Dans un cas comme dans l’autre la saisie de l’ordonnance se fait de la même façon, la plupart des logiciels ont le même mode de fonctionnement. Voici les procédures de saisie d’une ordonnance pour le logiciel PARACELSE d’Alliance Software :

• Saisie du code vendeur de l’opérateur afin de l’identifier

• Saisie du nom et du prénom du patient. Pour faciliter la recherche sans trop la ralentir, l’idéal est de saisir les trois premières lettres de chaque nom et prénom. Cette saisie nous amène à la fiche Assuré avec la vérification automatique des droits et demande leurs mise à jour si les dates de fin de contrat sont atteintes. A ce stade, il est possible de forcer la vente, les patients n’ayant pas toujours leurs cartes d’assurés sur eux. Toutefois le logiciel doit nous avertir des crédits éventuels, des produits déjà en attente et des factures qui n’ont toujours pas faits l’objet d’un règlement.

• Saisie des produits (code barres, CIP ou libellé du produit), ce qui provoque l’apparition du produit avec la posologie moyenne pour l’aide à la délivrance et quelques fois suivant le logiciel utilisé un message peut lui être associé (ex : avec la BIAFINE : conseiller Solaire…), puis affichage du prix du produit et saisie de la quantité délivrée.

• Validation de la facture après saisie complète des produits. C’est à ce stade que l’on choisit entre Tiers Payant/Hors-Ordonnance/Ordonnance. Ce choix conditionne le type d’impression et le type de facture enregistrée par le logiciel. Ensuite il faut saisir le nom du médecin, la date de l’ordonnance (très important en cas de télétransmission car c’est un motif de rejet de facture subrogatoire par la Sécurité sociale dans le cas de renouvellement d’ordonnance ou de Feuille de soin Electronique établie par le médecin). Si l’ordonnance présente des produits appartenant à la liste des produits toxiques (Liste I, II ou stupéfiants) le logiciel nous donne à l’écran les numéros d’ordonnancier électronique, avec la possibilité de les imprimer au dos de l’ordonnance.

• Enfin impression de la facture sélectionnée précédemment et possibilité de procéder à d’autres impressions comme le recto de la feuille de soin, l’édition d’une facture avec ou sans TVA, ou encore un duplicata d’ordonnance…

• A ce stade il ne reste plus qu’à valider la vente en faisant régler le client le cas échéant ou à mettre les parts dues en attente. C’est cette opération d’enregistrement qui scelle la facture et mets à jour stock et caisse.

Au cours de cette facturation, il doit être possible à l’utilisateur :

• De créer le produit si celui-ci est inexistant. De même, si le produit a déjà été saisi sur une ligne précédente de la facture, le programme devra alerter l’utilisateur. Il existe d’autres alertes concernant les produits : nombre de boîte trop important, montant de la ligne supérieur à 2000F…

• De créer un assuré ou de lui rattacher des ayant-droits par simple duplication de la fiche principale sans être obligé de ressaisir l’ensemble des informations déjà enregistrées. Cette fonction permet de gagner du temps quand il faut créer une famille entière et que les clients doivent attendre. Mais il y a aussi l’avantage de diminuer le risque d’erreur lors de la saisie des numéros de sécurité sociale ou d’adhérent mutuelle.

D’autres facturations sont encore possibles comme les grands comptes par exemple (Cabinets médicaux, infirmières, Maison de retraite…). Dans ce cas le logiciel doit permettre le paramétrage et l’édition de factures particulières sur lesquelles apparaissent les taux de TVA, les remises éventuelles et les sommes perçues.

(b) L’Ordonnancier électronique :

Le décret N°88.1232 du 29/12/88 relatif aux substances vénéneuses indique que l’ordonnancier peut être constitué par un système informatique, mais que le registre des stupéfiants doit rester obligatoirement manuel comme pour les préparations magistrales et les préparations extemporanées vétérinaires. Ce décret stipule en outre que le pharmacien doit éditer le format papier de l’ordonnancier de façon quotidienne et que la localisation à l’écran du numéro d’ordonnancier doit être possible pour chaque produit sur liste. Aujourd’hui, ce décret n’est plus tout à fait d’actualité car avec la réforme concernant le mode de prescription des stupéfiants, l’ordonnancier informatique devient possible, à la seule condition que l’on puisse différencier facilement les lignes de stupéfiants des autres produits sur liste (en gras ou en rouge) ou avoir un listing différent des listes I et II. L’inscription des préparations magistrales et vétérinaires restant toujours manuelle.

L’ordonnancier électronique une fois imprimé nous donne les mêmes informations que le registre manuel :

• Le numéro de page

• Le nom de la pharmacie à chaque page

• Le nom du prescripteur

• Un numéro d’ordre par spécialité avec le nom de spécialité, son dosage et la quantité délivrée

• Le nom du patient avec l’adresse

Toutes ces données permettent donc une traçabilité des produits et une recherche plus rapide en cas de problème.

(c) La Gestion de Stock :

Quand on parle de gestion informatisée des stocks aux pharmaciens d’officines, deux avis diamétralement opposés émergent : les " pour " et les " contre ". D’une manière générale on constate rapidement que la mise en place de la gestion de stock dans une pharmacie nécessite une longue préparation avant et une attention journalière rigoureuse après. Il existe plusieurs solutions de gestion des stocks en officine :

La première consiste à recommander le produit après chaque vente. Il n’y a donc aucune optimisation du stock.

La deuxième se sert des fiches Farhenberger. Il faut donc sortir la fiche dés que le stock mini du produit est atteint. Dans le cas d’une optimisation mensuelle des commandes cette méthode nécessite de sortir des rayons au début de chaque mois toutes les fiches et de calculer la quantité totale de chaque produit à commander pour le mois à venir. C’est un travail long et fastidieux avec un augmentation du risque d’erreur du fait de la manipulation de très nombreuses fiches. (perte, mélange, fiche d’un produit qui se retrouve sur un autre…)

Enfin la troisième solution fait appel à l’ordinateur. C’est lui qui après avoir généré un historique durant une " période d’essai ", va calculer le nombre de boîte en stock, prendre en compte les commandes directes, prévoir la saisonnalité du produit, et même pour certain tenir compte du taux de rentabilité d’un linéaire en fonction du nombre de boite que l’on peut stocker sur une étagère. Ces différentes méthodes nous viennent tout droit de la grande distribution où elles sont depuis longtemps mises en pratique. Comme on peut le voir c’est au niveau de la préparation des commandes que le gain de temps est le plus grand. Suite à cette préparation de commande, le pharmacien reste libre de modifier à son gré telle ou telle ligne de commande avant la transmission au grossiste. Cette transmission est suivie d’un " retour " qui nous indique les produits en rupture de stock ou arrêtés de fabrication… avec la possibilité de passer en commande l’ensemble de ces produits auprès d’un autre grossiste. Ce retour est pris en compte aussi au niveau de la validation de la réception des produits.

Lors du passage d’un représentant, grâce à cette gestion de stock, le pharmacien dispose d’une puissance de calcul exemplaire (rotation des produits présentés, statistiques sur un an…). Cette aide lui permet de mieux analyser ses besoins et ainsi profiter ou non des promotions que lui propose le représentant. Une fois la commande directe intégrée au logiciel, celui-ci en tiendra compte pour préparer les commandes grossistes futures.

D’autre part le logiciel est capable d’éditer le listing des produits détenus à l’officine et donc de faire l’inventaire en temps réel. Cet inventaire théorique nécessite toutefois un ajustement afin qu’il soit le plus prés possible de la réalité. Cette gestion permet donc d’avoir un stock avec le moins d’erreur possible et donc moins de " manquants ", et de détecter les produits à faible rotation, ce qui permet de diminuer les " périmés ". Toutefois lors de la saisie d’une ordonnance, il arrive que soit tapé par exemple une quantité de 32 au lieu de 2 pour un produit donné. Dans ce cas l’ordinateur détecte donc un stock à x-32 et recommande donc le produit en conséquence. Si la commande n’est pas vérifiée avant d’être transmise, la pharmacie reçoit 15 fois plus de produit que prévu. C’est une perte de temps et d’argent car l’immobilisation du stock coûte cher au pharmacien et le grossiste reprend les produits en déduisant le plus souvent un pourcentage non négligeable. Pour éviter ces problèmes chaque étape doit donc être contrôlée, l’ordinateur crée donc une fois de plus un temps libre que l’on consacre à l’ordinateur. Toutefois il existe d’autres biais dans une gestion de stock rigoureuse, ce sont les microcoupures électriques qui provoquent une perte de données qui engendrent des erreurs au niveau du stock mais aussi au niveau de la caisse, de la télétrans. C’est pourquoi il est important là encore de bien protéger son installation électrique par un onduleur puissant. De même la sauvegarde doit être assurée de façon régulière cas elle seul pourra permettre de retrouver les statistiques de ventes des produits après une panne complète du système. Enfin il convient de former convenablement le personnel de l’officine. L’idéal serait de dédier une personne à cette tâche : entrées, sorties, validation des réceptions de commandes, mises à jour des prix d’achat hors taxe, des taux de TVA, des changements de code CIP… De plus il paraît inévitable de disposer d’un poste informatique spécial pour cette fonction et d’un poste informatique par poste de vente afin de saisir en temps réel les produits.

Toutefois, chacun s’accorde à dire que malgré un temps plus important passé à la vente (il faut saisir tous les produits vendus sur l’ordinateur), malgré le manque de souplesse de certain logiciel et les erreurs quasi inévitables que l’on peut observer dans toutes les pharmacies, la gestion informatique des stocks représente une diminution des immobilisations de 10% ce qui a pour conséquence un gain financier et à terme un gain de temps quand le système est rodé. Ce gain de temps s’observe autant au niveau de la préparation et du passage des commandes tant grossistes que directes, qu’au niveau de l’inventaire si les erreurs ne sont pas trop importantes…

On peut donc dire que la gestion informatique des stock est la seule méthode d’optimisation permettant de pouvoir satisfaire la majorité des demandes de la clientèle tout en minimisant l’immobilisation du capital.

(d) La gestion comptable (la Caisse) :

A côté de la gestion des commandes et du stock, l’ordinateur peut remplacer la caisse enregistreuse. Cette fonction est intéressante car elle permet au pharmacien de suivre toutes les entrées et les sorties d’argent, de déterminer son fond de caisse et d’éditer son journal de caisse tous les matins. Il a d’autre part l’obligation fiscale d’éditer un bordereau mensuel de caisse. Ce journal de caisse peut être plus ou moins détaillé, on retrouve le plus souvent un récapitulatif des ventes par vendeur, une ventilation du Chiffre d’Affaire par vendeur, par taux de TVA et par type de règlement, le montant total des crédits du jour, les décaissement effectués à comparer aux justificatifs, la ventilation du tiers payant par organisme, une analyse statistique des ventes par familles de produits. On peut aussi avoir des statistiques de fréquentation par tranche horaire, et la valeur du panier moyen... Sur ces caisses électroniques tous les types d’encaissements sont possibles (Espèces, Cheques bancaires ou CCP, Virement bancaire, Crédit total avec rappel automatique du montant lors de la facture suivante, Report d’un compte client vers un autre, Mise en attente partielle…)

Grâce à cette gestion informatisée, il y a toujours la possibilité d’annuler une opération (par exemple quand le client n’est pas venu chercher son produit). Il est d’autre part possible de connaître avec précision la raison du crédit. Cette fonction paraît être l’une des plus intéressante pour ce qui est du suivi des encours car bon nombre de clients " oublient " qu’ils ont une part à régler, et il est toujours difficile de leur rappeler sans savoir ce qui a été mis en compte. Avec l’ordinateur pas de contestation possible : le produit, la date de délivrance, la somme impayée et surtout le code vendeur restent en mémoire, autant d’éléments qui permettent de mieux expliquer au client ce qui lui est réclamé.

Une autre fonction permet d’éditer les clients en compte et permet donc de voir si des crédits ne " stagnent " pas depuis trop longtemps. Passé un certain délai le logiciel peut éditer des lettres de rappels qui permettent au pharmacien de " sensibiliser " certains clients.

Ainsi le pharmacien peut grâce à son logiciel réaliser un tableau de bord journalier ou mensuel de l’état financier de son officine permettant de surveiller l’état de ses comptes et ainsi d’améliorer sa gestion en temps réel. Il pourra même si il le désire pousser cette gestion un peu plus loin en éditant les fiches de paye et des pièces légales (journaux, grand livre, TVA…) sur des logiciels spécifiques mais fonctionnant sous Windows. Mais là encore, le pharmacien qui fait cette démarche doit se tenir informer des évolutions et mettre ses connaissances à jour fréquemment.

(e) La gestion du tiers-payant et de la télétransmission :

Le tiers-payant est le système de facturation dans lequel le pharmacien subroge l’assuré par une délégation de paiement. Le pharmacien fait l’avance des frais et se fait payer directement la partie remboursable de l’ordonnance par les organismes d’assurance maladie. Cette facture subrogatoire nécessite elle aussi un suivi rigoureux des règlements. Il faut contrôler et enregistrer les règlements des organismes après télétransmission des factures. Cette transmission des factures se fait par l’assuré lui-même (de plus en plus rarement) ou par la pharmacie. Si celle-ci le désire, elle peut télétransmettre ses factures : c’est la télétransmission. Il y a donc envoi par l’ordinateur des dossiers aux différents organismes via la ligne téléphonique grâce au modem selon la norme X MODEM B2. Cette télétransmission se fait soit directement de la pharmacie au centre payeur qui réglera à réception des factures papier ou via un concentrateur comme Résopharma.

La Fédération des Syndicats des Pharmaciens de France, consciente des évolutions technologiques considérables qui se déroulent au niveau de la Protection sociale, a construit une véritable structure de communication organisée et normalisée permettant de rationaliser l’ensemble des échanges électroniques entre partenaires. Ce réseau réalisé par et pour la profession a pour nom Résopharma. Il s’attache à normaliser les échanges de données, permettre la télétrans avec des partenaires multiples et faciliter les rapprochements comptables et bancaires.

Le schéma de la page suivante précise le mode de fonctionnement du système. L’officine transmet à son initiative, quand elle le désire son lot de factures. Le service est ouvert 24H/24 et 7J/7. Le pharmacien transmet en une fois l’ensemble de ses factures subrogatoires pour l’ensemble des organismes ayant signé une convention de télétransmission via un concentrateur . Chaque facture transmise comporte à la fois la part primaire et la part complémentaire. Le concentrateur constitue un lot par organisme débiteur. Les lots sont ensuite acheminés électroniquement la nuit vers chacun des centres de traitement de la protection sociale (Cétélic, MSA, SNCF, Mutuelles, Assurances…). Les paiements s’effectuent pour chaque débiteur directement sur le compte bancaire indiqué par la pharmacien lors de l’abonnement. Cette transmission est donc intéressante mais elle a bien sûr un coût qui est fonction du nombre de factures transmises. Les tarifs sont indiqués à titre indicatif et correspondent ceux de l’année 1999.

Figure 17 : Le système RESOPHARMA

(D’après la brochure du FSPF : Le service Résopharma)

Figure 18 : Tarification RESOPHARMA (au 01.05.99)
(Nouvelle tarificationau forfait si transmission via la norme Internet en cours de mise en place)

(D’après la brochure du FSPF : Le service Résopharma)

Le suivi du Tiers-Payant :

Une fois transmises, les factures font l’objet d’un suivi. Afin de limiter le nombre d’erreurs, il faut renseigner chaque fiche patient correctement avec le N° d’organisme de sécurité sociale, le N° de mutuelle. Ces codes serviront à distribuer les factures vers les organismes payeurs ultérieurement. En parallèle à cette codification, à chaque facture est attribué un numéro. C’est lui qui permet le suivi du remboursement. Après chaque " Télétrans ", le pharmacien édite la liste des factures transmises par organisme et édite le retour NOEMIE qui comprend les factures payées et celles impayées avec le motif du rejet. Il faut donc contrôler ces différents listing afin de déterminer si l’ensemble des remboursements ont bien eu lieu, et traiter le cas échéant les cas litigieux. C’est un travail long et fastidieux qui demande beaucoup de temps mais qui le plus souvent porte ses fruits. Comme nous l’a montré l’étude de l’UPP21, plusieurs millions de francs ne sont jamais réclamés et donc jamais payés. Toutefois on ne vérifie le lot dans son intégralité que si les montants totaux entre l’envoi et le retour ne correspondent pas.

Le système informatique doit être capable de déceler les factures qui n’ont toujours pas été réglées après un long moment, et il doit permettre la relance automatique des organismes payeurs. Après règlement des factures subrogatoires, il faut purger les fichiers informatiques afin d’éviter un engorgement trop important du système. Cet engorgement entraîne à terme une lenteur générale du système. Cependant il est conseillé de conserver sous forme d’archives ces dossiers en cas de litige tant avec les caisses qu’avec les patients : il faut donc conserver quelques mois de factures. Cette attente permet en outre un suivi thérapeutique des patients plus efficace.

Ainsi comme nous le voyons la Télétrans reste synonyme dans la majorité des cas d’avance de frais. Un nouveau système a vu le jour mi-1998, il est actuellement à l’étude dans la région parisienne. Il s’agit là encore d’une carte à puce grâce à laquelle le pharmacien est dispensé de faire l’avance des frais pour les adhérents au Groupe Mutuelles de France. Une preuve que le tiers-payant généralisé n’est pas inéluctable.

Il s’agit d’une convention complémentaire " Remboursement Mutuelle Simultané " (RMS) signée entre les pharmaciens et la mutuelle. Les adhérents présentent leur carte à puce tandis que le pharmacien saisie sur son terminal carte bleue préalablement équipé de l’application RMS le montant de la dépense engagée, en ventilant par taux de remboursement (100%, 65% et 35%). Le client règle le pharmacien par CB, chèque ou espèces. Le soir le pharmacien transmet à la banque via le flux de CB le montant des dépenses. Dans les 48 heures, la banque créditera le compte de l’assuré du montant indiqué. Le pharmacien n’aura pas eu à faire l’avance du ticket modérateur. Le patient si il a payé par CB ou chèque sera remboursé avant même d’être débité. L’idée paraît séduisante même si elle ne concerne que la part complémentaire. Car c’est un moyen d’infléchir la pente et de montrer qu’actuellement avec les moyens informatiques, le tiers payant n’est pas une obligation. L’installation coûte entre 500F et 4000F pour le pharmacien suivant le type de son lecteur de carte bancaire. Ce prix peut paraître important mais avec l’arrivée de l’Euro et le passage de l’an 2000, les terminaux devront pour la plupart être changés. Ainsi actuellement 240.000 cartes RMS sont en cours de test en région parisienne.

Le Zéro vignettes :

Le décret N°97-480 du 13 mars1997, publié au journal officiel le 16 mai 97 a supprimé l’obligation de coller les vignettes des médicaments sur les feuilles de soin dés lors que leur image électronique (les codes barre) est télétransmise aux caisses d’assurance maladie. Les vignettes sont alors estampillées. Depuis le début de l’année 1999, les vignettes TIPS ont rejoins cette autorisation : le pharmacien reste néanmoins obligé de coller la première de la série dans le cas de plusieurs articles du même type.

Cette réforme a confirmé l’inutilité de la vignette dans le cadre de la télétrans mais surtout, elle améliore les conditions d’exercice des officinaux en allégeant la charge de travail. Elle est donc positive en termes économiques, mais elle leur permet aussi de consacrer plus de temps pour conseiller les patients et se consacrer au suivi thérapeutique. Cette réforme a été rendue possible par l’obligation faite aux industriels d’apposer une vignette à code barre sur les emballages des médicaments remboursables. Obligation pour laquelle les fabricants avaient obtenu un report de délai qui expirait définitivement le 31 mars 1997. Toutefois bon nombre de pharmacie ont dues ou doivent investir dans de nouveaux lecteurs. Puisque les caisses d’assurance maladie seront les principales bénéficiaires en terme d’économie sur la charge de travail, il serait tout à fait logique que celle-ci participe financièrement aux aménagements nécessaires dans les pharmacies ainsi que semble le permettre les textes législatifs et réglementaires relatifs à l’informatisation des professions de santé.

On peut donc comparer notre situation à celle des médecins qui ont reçu la " prime de 900F " de la part de la caisse pour s’informatiser (7000F pour le matériel, 2000F pour les frais de télétrans). Toutefois, le décret N° 97-373 du 18 avril 1997 publié au J.O. du 20 avril 1997, relatif aux conditions de participation des caisses d’assurance maladie aux actions d’accompagnement de l’informatisation des professionnels de santé, subordonne les aides financières des caisses à des engagements des professionnels, qui sont définis dans des contrats types propres à chaque profession de santé .

Le montant de ces aides comme l’indique le décret, sera " forfaitaire et indépendant du coût ou de la date d’achat des équipements choisis par le professionnel concerné en fonction de ses besoins propres ". Il faut donc attendre patiemment le " bon vouloir " des autorités administratives et politiques.

c) Le Choix du Logiciel :

Tous les logiciels présents sur le marché offrent les mêmes fonctions, certains affirment même qu’ils sont tous équivalents, la différence se faisant au niveau des masques de saisie. On pourra tout de même mettre en avant tel ou tel avantage d’un programme par rapport à l’autre. Ainsi même si beaucoup considère par exemple que la base " gestion " du progiciel CIP est l’une des plus puissantes, d’autres préféreront l’ergonomie d’utilisation du logiciel Paracelse et d’autres encore les aides multiples et variées de Winpharma grâce à l’environnement Windows.

Lors du choix du logiciel, il y la possibilité de suivre les recommandations du Groupement de pharmaciens auquel la pharmacie a adhéré ou de son Répartiteur. En effet en 1998, on a vu l’extension des prises de participation de la répartition dans les SSII : la CERP Lorraine via Mirabel Informatique a pris le contrôle de RCPI (l’éditeur du logiciel Pharmagest), cette alliance a donc positionné Mirabel-Pharmagest comme le leader du marché de l’informatique officinale (5000 pharmacies équipées), de même la CERP Rouen contrôle la société SBCPA et son logiciel Presto. Cette position de leader est contestée par Alliance Software, filiale informatique du groupe Alliance Santé (IFP) qui après avoir pris le contrôle de Treize Informatique, afficherait 5500 pharmacie équipées à son actif. On notera la participation de l’OCP dans la CIP, il est à noter que ce répartiteur est très axé Internet avec la mise à disposition des officinaux d’OCP Point en 1998 : une révolution dans le monde de la répartition (Voir la partie Officine du Futur pour plus de détails sur le site).

En complément du choix des répartiteurs, les groupements peuvent orienter l’investissement des pharmaciens. Cet intérêt des groupements pour l’informatique fait suite à une étude réalisée par l’UPP 21, groupement de 73 pharmacies. Cette étude menée auprès des caisses primaires d’assurance maladie et des mutuelles a révélé que plusieurs millions de francs ne sont jamais réclamés par les pharmaciens, et donc jamais payées. La raison est simple, les titulaires, submergés par l’administratif, font parfois une confiance un peu trop aveugle à leur collaborateur et à leur … informatique. En marge de cette enquête, l’UPP21 a effectué un recensement des logiciels auprès de ses 73 adhérents. Il en ressort que 60% sont équipés avec Pharmagest. Cette étude a montré de plus un manque d’homogénéité face aux devis et aux factures de maintenance. L’idée est donc pour les groupements de référencer un logiciel et de négocier les coûts d’achat, d’installation et de maintenance auprès des SSII mises en concurrence. Ceci afin de décharger les officinaux de ces problèmes. Pour les SSII référencées, c’est l’assurance d’avoir un marché de plusieurs dizaines de pharmacie voir plusieurs centaines.

Une autre solution pour les Groupements est de créer leur propre logiciel afin de répondre le mieux possibles aux attentes des adhérents. Le dernier essai en date vient du Groupement GIPHAR qui a développé un logiciel sur la base du logiciel PARACELSE-Alliance Plus. Dans ce cas 80 points ont été analysés (Convivialité, facilité d’utilisation, fiabilité de la banque de données, réseau de maintenance capable d’assurer un maintenance sur site dans les 12h00, compatibilité SESAM Vitale, passage à l’Euro, facilité d’adaptation de l’équipe officinale…).

Voici donc les 8 points primordiaux auxquels devra répondre un logiciel avant toutes négociations commerciales :

1. Pérennité de l’entreprise

2. Qualité du contrat de maintenance et de son coût

3. Capacité d’évolution et d’adaptabilité des logiciels

4. Ouverture sur des systèmes d’avenir (intra-inter net)

5. Présence d’une base de données relationnelles (stockage d’informations propres à la pharmacie)

6. Possibilité d’utiliser du matériel standard du marché

7. Labelisation SESAM Vitale, Euro, An 2000

L’achat du logiciel :

Comme nous l’avons vu, dans la majorité des cas, le pharmacien fait un achat global Matériel + Logiciel au même fournisseur. Si ce choix simplifie sa tâche, il augmente considérablement la facture. Il n’est pas rare de voir du matériel tout à fait classique (par exemple une imprimante 24 aiguilles ou un modem 28.8kbs) vendus par les SSII 5 fois plus cher que chez un revendeur de ville. En outre, ces petits revendeurs sont le plus souvent des passionnés, capables de faire la maintenance matérielle à moindre coût et le plus souvent dans un temps record. Il ne faut donc pas hésiter à dissocier l’achat du matériel et du logiciel et à négocier machine par machine le contrat de maintenance. Cette technique encore impossible il y a quelques années tend à se démocratiser et de nombreuses sociétés facturent à la carte la maintenance.

Lors de l’achat proprement dit, il convient avant tout d’analyser les besoins présents et futurs de la pharmacie. Il faut donc formuler un cahier des charges (module gestion, comptabilité, communication, transfert de données, sauvegarde) tenant compte des motivations et des besoins des utilisateurs réguliers (employés et titulaire) de façon à faciliter l’exercice quotidien du pharmacien et de son équipe. Le logiciel doit donc y répondre point par point : il est inutile de prendre l’ensemble des modules sous prétexte que la pharmacie pourra s’en servir plus tard. Mieux vaut faire évoluer son logiciel en fonction de son exercice professionnel que l’inverse.

 La maintenance :

Tout d’abord il faut bien dissocier les deux types de maintenance : le matériel et le logiciel. Pour le logiciel, aucun compromis, il faut avoir une maintenance de qualité et des mises à jour du logiciel fréquentes. Cela impose donc la pérennité du logiciel et donc de la SSII qui le distribue, une assistance téléphonique rapide, et une intervention sur site si la cette dernière n’a pas résolu le problème.

Pour le matériel, le cas est bien différent. Même si le matériel informatique s’avère de plus en plus fiable, personne n’est à l’abri d’une panne. Il faut donc tenir compte des capacité du pharmacien à diagnostiquer la panne et le cas échéant à changer la pièce défectueuse, si celui-ci veut se passer de maintenance. Mais comme nous l’avons vu, dans la majorité des cas, le pharmacien est loin d’être un informaticien, il lui faut donc le plus souvent souscrire un contrat ou risquer de tomber en panne informatique. Dans ce cas, il aura la possibilité de faire appel à une société externe afin de réparer ou directement à la SSII qui lui a vendu le matériel. Mais dans ce cas la facture de réparation risque d’être très lourde. Il faut donc choisir entre sécurité et gain financier.

Par ailleurs, il est très important de bien lire tout le contrat de maintenance. Exemple : un pharmacien du Calvados a acheté en 1995 le logiciel CIP pour sa première installation (48.000 F HT : logiciel + PC 486 avec modem, onduleur, deux imprimantes, et deux claviers-écrans). Pour la première année, la maintenance logicielle et matérielle sur site était gratuite. A l’issue des douze premiers mois, ce pharmacien signe un contrat de maintenance globale pour 414 F/mois HT. Fin mai 1997, le renouvellement du contrat subit une augmentation de 115% : explications de CIP, au bout de 24 mois d’adhésion, il faut payer le prix " normal ". Il faut donc toujours renégocier les contrats et se méfier des reconductions tacites. Lors de ces négociations il faut privilégier les engagements contractuels dans lesquels le vendeur s’engage sur une période donnée, et mettre en concurrence plusieurs sociétés. Il faut enfin tenir des contrats d’assurance souscrits par le vendeur en cas de détérioration des fichiers consécutivement à une maintenance matérielle. Il faut exiger du fournisseur qu’il présente une attestation de responsabilité civile d’entreprise. Ce document garantit qu’en cas de " catastrophe informatique " dont il porterait la responsabilité, la pharmacie sera indemnisé par son assurance.

Quelques exemples de prix :

• CADUCIEL propose une maintenance annuelle facturée 2400F pour le logiciel de base. Il convient d’ajouter 1500F pour le module télétransmission et autant pour la gestion des stocks. En outre, 900F sont comptés en plus par module pour les mises à jour annuelles du logiciel. La maintenance du matériel se décline en : 1500F par an et par UC avec écran, 300F par imprimante, 300F par scanner. La mise à jour du fichier produits est proposée au coût mensuel de 250F.

• EVERYS ne propose que de la maintenance à la carte pour son logiciel Winpharma. Cette société qui joue la carte Windows propose de séparer totalement la maintenance logicielle de celle des matériels. Everys facture ainsi une maintenance logicielle annuelle globale de 3500F. Il s’agit de télémaintenance avec possibilité d’utilisation d’Internet pour échanger des fichiers. Everys propose pour ceux qui lui demandent une extension de garantie maintenance sur site des matériels achetés par son intermédiaire 1160F par ordinateur sur trois ans.

• CIP propose pour une petite configuration comprenant une unité centrale avec écran, un second poste de travail, deux imprimantes, un modem, un onduleur et un logiciel complet une redevence mensuelle de 898F soit 10776F par an. Attention aux clauses du contrat écrites en tout petit. (Voir plus haut).

• SBCPA facture 60.000F par an à une très grande officine (17 terminaux et imprimantes) un contrat de maintenance globale avec intervention dans les deux heures. Les matériels en panne sont échangés. Il n’y a aucun supplément.

• SERVILOG La société sépare maintenance logicielle et matérielle. Le contrat d’assistance logicielle comprenant les suivis et mises à jour des modules de facturation, caisse enregistreuse, télétransmission, comptabilité, gestion des stocks et utilitaires est facturé 2200F par an. Il convient d’ajouter 2500F annuels pour un abonnement au fichier " Articles et incompatibilités " du Vidal. La maintenance des matériels s’effectue à la demande. Elle est facturée au temps passé.

• TURBO CENTRE fixe sa maintenance logicielle à 6000F par an jusqu’à six postes. De 6 à 15 postes, on passe à 8000F et à 10.000F au-delà. Ce coût inclut l’accès à une hot-line du lundi au samedi midi et les évolutions du progiciel qui comprend le tiers payant, la gestion de stock, la télétransmission et l’accès à SESAM Vitale. La maintenance du matériel n’est pas assurée par la SSII, elle est sous-traitée au niveau régional. Les coûts sont de l’ordre de 2500 à 3000F pour l’UC, d’environ 400F par écran et de 500F par imprimante.

Comme le dit Luc ARVIS, pharmacien à Rouen, " nous avons tellement besoin d’informatique qu’il faut que cela fonctionne à n’importe quel prix… En fait la maintenance est presque plus importante que le système lui-même. Il ne faut donc pas hésiter à payer ce service d’autant que pour que ces sociétés puissent se maintenir au top de la technique, il leur faut des moyens financiers. "

La formation :

Après la maintenance, c’est le point de négociation obligé lors de l’achat du logiciel. Elle permet d’acquérir les notions fondamentales concernant l’usage du logiciel et favorise son intégration rapide dans l’exercice quotidien. Elle est le plus souvent de deux types : sur site, elle permet la formation de l’ensemble du personnel, tous les problémes rencontrés au quotidien sont posés ou en centre de formation, dans ce cas l’intérêt pour le titulaire est de mieux connaître les fonctions plus pointues du logiciel.

Quel investissement ? :

Il est très difficile de connaître avec précision le montant de la facture d’une installation informatique. Le fournisseur n’est pas enclin à donner des informations commerciales de cet ordre à ses concurrents, et d’autre part, les pharmaciens en règle générale n’aiment pas non plus étaler le montant de leurs investissements. Toutefois, le prix d’une configuration moyenne comprenant 3 postes de vente (3 écran-claviers, 3 imprimantes, 3scanner, 1 modem) est estimé à 35.000F à quoi il faut rajouter le prix du logiciel (gestion de stock, caisse, télétrans) 30.000F, les frais d’installation et de formation 10.000F. Ce qui fait un coût total de 75.000F pour une configuration capable d’accueillir SESAM Vitale. C’est cette mise à niveau des officines les plus anciennes au point de vue informatique qui risque de coûter le plus cher.

Voyons donc le système SESAM Vitale, son coût et son impact sur l’économie de l’officine.

SUITE - III - La carte SESAM Vitale et le RSS

Bibliographie

©Lp : L'INFORMATIQUE A L'OFFICINE A LA VEILLE DU TROISIEME MILLENAIRE - 02.07.1999